5. Współpraca zarządu i rady nadzorczej z biegłym rewidentem
5.1. Postanowienia ogólne
5.1.1. Stojąca na wysokim poziomie współpraca zarządu i rady nadzorczej spółki, a także ich pracowników i doradców, z biegłym rewidentem badającym jednostkowe i skonsolidowane sprawozdanie finansowe, a także biegłym rewidentem przeprowadzającym atestację sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju, stanowi istotny i ważny element warunkujący wysoką jakość prac przeprowadzonych przez biegłego rewidenta. Zgodnie z Krajowymi Standardami Badania
– tj. normami wykonywania zawodu biegłego rewidenta (KSB) – biegły rewident ma obowiązek komunikowania się na bieżąco z osobami sprawującymi nadzór w badanej jednostce. W KSB wskazano na zasadność dwustronnego komunikowania się, w ramach którego wymiana informacji może następować również z inicjatywy rady nadzorczej.
5.1.2. Zarząd i rada nadzorcza zapewnia skuteczne, dwustronne i bieżące komunikowanie się biegłego rewidenta badającego sprawozdanie finansowe z zarządem i radą nadzorczą a także pracownikami i doradcami spółki – w zakresie określonym w Krajowych Standarach Badania.
5.2. Sprawozdanie finansowe
5.2.1. Sprawozdanie finansowe (jednostkowe i skonsolidowane) podlega obligatoryjnemu (ustawowemu) badaniu – zgodnie z wymogami art. 64 ustawy o rachunkowości.
5.2.2. Wyboru dokonuje organ zatwierdzający – o ile statut/umowa spółki nie stanowi inaczej.
W przypadku grup kapitałowych zaleca się by – o ile jest to uzasadnione:
a) badanie wszystkich spółek grupy przeprowadzał ten sam podmiot uprawniony do badania sprawozdań finansowych;
b) wybór podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych spółek grupy był dokonywany przez jednostkę dominującą. Rekomenduje się dokonanie odpowiednich zapisów w umowach/statutach spółek;
c) badaniu podlegały wszystkie istotne spółki grupy, niezależnie od spełniania wymogów określonych w art. 64 ustawy o rachunkowości.
5.2.3. Podmiot uprawniony może podjąć decyzję o badaniu sprawozdań finansowych nie objętych ustawowym badaniem.
5.2.4. Celem badania sprawozdania finansowego jest weryfikacja czy sprawozdanie rzetelnie i jasno przedstawia sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy badanej jednostki oraz czy jest zgodne z przepisami ustawy o rachunkowości i przyjętymi zasadami (polityką) rachunkowości jednostki.
5.3. Zasady współpracy
5.3.1. Współpraca z biegłym rewident powinna odbywać się na każdym etapie badania – od akceptacji zlecenia, do wydawaniu sprawozdania z badania. Rekomendowane są minimum dwa spotkania – na początku i na końcu zlecenia. W przypadku, gdy biegły rewident zgłasza potrzebę odbycia dodatkowych spotkania z zarządem lub radą nadzorczą spółki – zarząd i odpowiednio rada nadzorcza umożliwiają takie spotkanie – w możliwie jak najszybszym terminie.
5.3.2. Kierownik badanej jednostki – zgodnie z art. 67, ust. 1 ustawy o rachunkowości – zapewnia biegłemu rewidentowi, przeprowadzającemu badanie sprawozdania finansowego, dostęp do ksiąg rachunkowych oraz dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów oraz wszelkich innych dokumentów, jak również udziela wyczerpujących informacji, wyjaśnień i oświadczeń – niezbędnych do sporządzenia sprawozdania z badania. W przypadku wystąpienia ograniczeń w tym zakresie zaleca się, by zarząd poinformował niezwłocznie o tym fakcie radę nadzorczą.
5.3.3. Biegły rewident ma obowiązek oceny ryzyka istotnego zniekształcenia sprawozdania finansowego spowodowanego oszustwem lub błędem, zaprojektowania i przeprowadzenia procedury badania odpowiadające tym ryzykom i uzyskania dowodów badania, które są wystarczające i odpowiednie. Brak współpracy zarządu i rady nadzorczej z biegłym rewidentem, może skutkować dostarczeniem niewystraczającej ilości dowodów badania co może prowadzić do modyfikacji opinii lub też odstąpieniem od zlecenia.
5.3.4. Jeżeli po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, jednostka otrzyma informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na treść sprawozdania finansowego, lub powodujących, że założenie kontynuowania działalności przez jednostkę nie jest uzasadnione (tzw. zdarzenia po dniu bilansowym), zarząd spółki zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić o tym fakcie biegłego rewidenta, który sprawozdanie to bada lub zbadał.
5.3.5. Rozwiązanie umowy o badanie sprawozdania finansowego powinno być poprzedzone podjęciem stosownej uchwały przez organ, który pierwotnego wyboru dokonał.
5.3.6. Rada nadzorcza – na mocy art. 219 § 6 oraz art. 382 § 7 KSH powinna zawiadomić, z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem, kluczowego biegłego rewidenta, który przeprowadzał badanie sprawozdania finansowego spółki, o terminie posiedzenia rady nadzorczej, którego przedmiotem jest ocena rocznych sprawozdań, w zakresie ich zgodności z księgami, dokumentami i ze stanem faktycznym. Rekomenduje się, aby pytania członków rady nadzorczej – zadane na mocy art. 219 § 6 oraz art. 382 § 7 KSH – zostały skierowane do biegłego rewidenta w terminie umożliwiającym mu przygotowanie odpowiedzi. Nie wyklucza to możliwości zadania pytania podczas posiedzenia rady. Rekomenduje się również, aby zarówno zadane pytania, jak i uzyskane odpowiedzi stanowiły treść protokołu (lub załącznik do niego).
5.3.7. W przypadku jednostek zainteresowania publicznego stosuje się regulacje wynikające
z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 537/2014 z dnia 16.04.2014 r. w sprawie szczegółowych wymogów dotyczących ustawowych badań sprawozdań finansowych jednostek interesu publicznego oraz ustawy z dnia 11.05.2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym, a także inne wytyczne i rekomendacje wydane na ich podstawie.
5.3.8. Zaleca się, również w przypadku jednostek nie będących jednostkami zainteresowania publicznego, by rada nadzorcza monitorowała:
a) proces sprawozdawczości finansowej,
b) skuteczność systemów kontroli wewnętrznej i systemów zarządzania ryzykiem oraz audytu wewnętrznego, w tym w zakresie sprawozdawczości finansowej,
c) wykonywanie czynności rewizji finansowej, w szczególności przeprowadzania przez firmę audytorską badania.
5.3.9. Rada nadzorcza jednostki nie będącej jednostką zainteresowania publicznego, powinna oczekiwać omówienia przez kluczowego biegłego rewidenta z nią kluczowych kwestii wynikających z badania.
5.3.10. Powyższe wytyczne mają również zastosowanie do atestacji sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju i współpracy z biegłym rewidentem dokonującym tej atestacji.
5.3.11. Spółki z udziałem Skarbu Państwa stosują „Zasad nadzoru właścicielskiego nad spółkami z udziałem Skarbu Państwa” w zakresie współpracy rady nadzorczej z firmami audytorskimi i kluczowymi biegłymi rewidentami, „Wytycznych dotyczących procedury wyboru i współpracy z firmą audytorską badającą roczne sprawozdanie finansowe spółki” oraz w odniesieniu do sprawozdań finansowych za dany rok „Wytyczne dla spółek z udziałem Skarbu Państwa sporządzających sprawozdanie finansowe”.
5.3.12. Zaleca się opracowanie w/w wewnętrznych procedur również dla innych, niż spółek z udziałem Skarbu Państwa, jednostek, w szczególności dla spółek komunalnych.
