Zarząd, a ujmując precyzyjnie – kierownik jednostki, bo takim pojęciem posługuje się ustawa o rachunkowości – jest odpowiedzialny za prawidłowe wypełnianie obowiązków z zakresu rachunkowości.
Wskazywanego powyżej kierownika jednostki nie można utożsamiać tylko z prezesem zarządu, członkiem zarządu odpowiedzialnym za finanse lub głównym księgowym w randzie członka zarządu. Ustawa o rachunkowości definiuje kierownika jednostki jako wszystkich członków zarządu (w spółkach kapitałowych), wszystkich wspólników (w spółkach osobowych). Ale nie tylko – bo również komplementariusza prowadzącego sprawy spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej, likwidatora, syndyka czy też zarządcę sukcesyjnego.
Odpowiedzialność za rachunkowość kierownika jednostki została uregulowana w art. 77 i 79 ustawy o rachunkowości.
I tak zgodnie z art. 77 jeżeli kierownik jednostki wbrew przepisom ustawy dopuszcza do:
1) nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych,
2) niesporządzenia sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, sprawozdania o podatku dochodowym, sporządzenia ich niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tych sprawozdaniach nierzetelnych danych
– podlega grzywnie albo karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.
A zgodnie z art. 79 jeżeli kierownik jednostki wbrew przepisom ustawy:
1) nie poddaje sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta,
2) nie udziela lub udziela niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, wyjaśnień, oświadczeń biegłemu rewidentowi albo nie dopuszcza go do pełnienia obowiązków,
3) nie składa sprawozdania finansowego do ogłoszenia,
4) nie składa sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, sprawozdania o podatku dochodowym we właściwym rejestrze sądowym,
4a) nie zamieszcza na stronie internetowej jednostki dokumentów, o których mowa w art. 49b ust. 9, art. 55 ust. 2c i art. 69 ust. 5, oraz sprawozdania o podatku dochodowym i oświadczenia, o którym mowa w art. 63n ust. 4 pkt 2,
5) nie udostępnia sprawozdania finansowego i innych dokumentów, o których mowa w art. 68,
6) prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych bez spełnienia warunków, o których mowa w art. 76a ust. 3,
7) prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych bez spełnienia obowiązku zawarcia umowy ubezpieczenia, o którym mowa w art. 76h ust. 1,
8) rozwiązuje umowę o badanie sprawozdania finansowego, bez uzasadnionej podstawy, lub nie informuje Polskiej Agencji Nadzoru Audytowego, a w odpowiednich przypadkach – Komisji Nadzoru Finansowego, o rozwiązaniu tej umowy,
9) zawiera z firmą audytorską umowę o badanie ustawowe w rozumieniu art. 2 pkt 1 ustawy o biegłych rewidentach, na okres krótszy niż dwa lata,
10) stosuje klauzule umowne, o których mowa w art. 66 ust. 5a
– podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.
Dlatego w praktyce sprawowania funkcji członka zarządu niezwykle ważne jest zrozumienie obszarów odpowiedzialności za rachunkowość (m.in. czym jest sama rachunkowość, jakie są obowiązki związane ze sporządzaniem rocznych sprawozdań finansowych, czy też obowiązki związane z inwentaryzacją) oraz ewentualne zarządzenie ryzykami z tym związanymi.
Dodatkowo w 2024 roku spodziewane są zmiany (rozszerzenie) odpowiedzialności o zadania związane ze sporządzeniem „sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju” (potocznie znanego jako „raportowanie niefinansowe”). Przepisy prawdopodobnie wejdą w życie w II połowie 2024 roku.
Piotr Rybicki
