Awaryjne „przejście” w trybie pracy wielu rad nadzorczych, z wersji tradycyjnej na on-line, tworzy wiele praktycznych pytań z tym związanych.
Przede wszystkich niewiele rad nadzorczych jest formalnie przygotowanych do pracy zdalnej. Brak regulacji w umowach/statutach spółek, a także wiele archaicznych rozwiązań z początku 21. wieku tego na pewno nie ułatwia. Regulacji wewnętrznych nie zmienimy szybko, szczególnie, że nie ma u nas praktyki rozwiązań przeprowadzania Walnych Zgromadzeń w trybie on-line.
Ale również nie mamy praktycznego przygotowania do pracy on-line w radzie nadzorczej. Pomijając kwestie ludzkie (inaczej się pracuje widząc „na żywo” inne osoby, inaczej widząc uczestników w monitorze, lub tylko je słysząc) to pojawia się wiele bardzo praktycznych pytań – co do których niestety nie mamy dziś jasnych odpowiedzi.
Jednym z nich jest pytanie o to jak formalnie potwierdzić udział w takim posiedzeniu, a także faktycznie oddanie głosu. Tutaj rozwiązaniem wydaje się indywidualne wydrukowanie dokumentów, popisanie i zeskanowanie – o ile ktoś taką możliwość w tym momencie ma. Albo ewentualnie oddanie głosu pisząc w tej sprawie maila („głosuję za”, „głosuję przeciw”, „wstrzymuję się”). Ale co zatem z głosowaniami w sprawach osobowych?
I pytanie, które pojawia się ostatnio często – rejestrować takie on-line posiedzenie rady nadzorczej? A jak już rejestrować to jaką procedurę przyjąć? Jak przechowywać nagranie?
Próżno szukać rozwiązań w swoich regulaminach – bo ich tam najprawdopodobniej nie ma… Trudno zatem i dać konkretne rozwiązanie.
Myślę, jednak że nie powinniśmy tutaj przekładać strony formalnej nad praktyczną. W sytuacjach trudnych i nieprzewidywalnych wydaje się oczywiste, że błędy mogą się pojawić i zapewne się pojawią. Oby tylko ktoś za rok nie wpadł na pomysł, aby takie on-line działanie podważać, albo próbował karać.
Może obecne doświadczenia nauczą nas, że są rzeczy ważne i ważniejsze!
Piotr Rybicki
Piotr Rybicki – od ponad 20 lat związany z rynkiem kapitałowym. Aktywny członek rad nadzorczych i komitetów audytów w spółkach rodzinnych i prywatnych, notowanych na giełdzie papierów wartościowych, czy też z udziałem Skarbu Państwa oraz spółek komunalnych. Praktyk zarządzania finansami. Biegły rewident. Członek Zespołu eksperckiego do spraw zwiększenia efektywności rad nadzorczych Komisji do spraw Reformy Nadzoru Właścicielskiego przy Ministerstwie Aktywów Państwowych. Członek stowarzyszeń i organizacji biznesowych, m.in. wieloletni wiceprezes Regionalnej Izby Gospodarczej w Katowicach, Członek Kapituły Nagrody Dyrektor Finansowy Roku. Autor licznych publikacji, analiz branżowych i komentarzy medialnych z obszarów zarządzania, finansów, rachunkowości i nadzoru właścicielskiego. Wykładowca specjalistycznych kursów i szkoleń z finansów i rachunkowości, a także ekspert na kursach przygotowawczych do egzaminu na członków rad nadzorczych spółek Skarbu Państwa. Panelista kluczowych branżowych konferencji i spotkań biznesowych i związanych z rynkiem kapitałowym. Inicjator oraz współorganizator największego w Polsce projektu propagującego standardy właścicielskie – „Konferencja Rada Nadzorcza” i corocznego wyróżnienia „Człowiek Corporate Governance”. Fundator i ekspert portalu NadzorKorporacyjny.pl.
