Obowiązki płatnika w związku ze zwrotem kosztów podróży członkom Rady Nadzorczej

122
views

0112-KDIL2-1.4011.232.2024.1.DJ (24.04.2024)

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

4 marca 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 27 lutego 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawca jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością mającą siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Wnioskodawca jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (dalej: „CIT”), podlegającym w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu oraz czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Wnioskodawca jest również płatnikiem podatku PIT.

Wnioskodawca jest spółką prawa handlowego, tj. spółką z ograniczoną odpowiedzialnością. Na podstawie przepisów ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 18 ze zm.; dalej: „KSH”) w Spółce powołana została Rada Nadzorcza. Funkcjonowanie Rady Nadzorczej oraz prawa i obowiązki członków Rady Nadzorczej są uregulowane w wewnętrznych dokumentach Spółki, tj. Regulaminie Rady Nadzorczej oraz Uchwałach Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników.

Rada Nadzorcza sprawuje stały nadzór nad działalnością Spółki we wszystkich dziedzinach jej działalności. Członkowie Rady Nadzorczej obowiązani są w czasie swojej kadencji do uczestnictwa w stałym nadzorze przez cały rok obrotowy Spółki. Członkowie Rady Nadzorczej wykonują kompetencje wskazane w KSH, w tym w szczególności (…). Członkowie Rady Nadzorczej pełnią swoje funkcje na podstawie powołania (nie łączy ich ze Spółką umowa o pracę).

W związku z powyższym, celem wykonywania obowiązków i zadań Rady Nadzorczej, członkowie Rady Nadzorczej zobowiązani są w czasie swej kadencji do uczestnictwa w posiedzeniach Rady Nadzorczej, które zgodnie z postanowieniami Regulaminu Rady Nadzorczej, odbywają się w miarę potrzeb, jednakże nie rzadziej niż raz na kwartał. Posiedzenia Rady Nadzorczej odbywają się poza miejscem zamieszkania członków Rady Nadzorczej. W konsekwencji, na posiedzenia Rady Nadzorczej członkowie Rady Nadzorczej muszą się przemieszczać poza miejscowość swojego miejsca zamieszkania, w związku z czym podróże te nie stanowią podróży w miejscu zamieszkania członków Rady Nadzorczej ani jazdy lokalnej.

Zgodnie z art. 2221 § 2 KSH członkom rady nadzorczej przysługuje zwrot kosztów związanych z udziałem w pracach rady. Z dokumentów wewnętrznych Wnioskodawcy wynika, iż członkom Rady Nadzorczej przysługuje wynagrodzenie miesięczne w wysokości określonej przez Zgromadzenie Wspólników. W celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania Rady Nadzorczej, Spółka pokrywa także koszty związane z podróżami na posiedzenia Rady Nadzorczej, w tym związane z zakwaterowaniem oraz wyżywieniem. Spółka pokrywa przedmiotowe koszty w ramach faktur wystawionych bezpośrednio na Spółkę lub poprzez zwrot członkom Rady Nadzorczej poniesionych przez nich wydatków w oparciu o odpowiednie dokumenty potwierdzające.

Wnioskodawca dokonuje zwrotu kosztów związanych z podróżami na posiedzenia Rady Nadzorczej na rzecz członków Rady Nadzorczej do wysokości określonej w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190; dalej: „Rozporządzenie”).

Członkowie Rady Nadzorczej posiadają nieograniczony obowiązek podatkowy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w świetle art. 3 ust. 1 Ustawy PIT. Członkowie Rady Nadzorczej nie dokonują zaliczenia ww. kosztów do swoich kosztów uzyskania przychodu na gruncie podatku PIT. Spółka także nie zalicza tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów na gruncie podatku CIT.

Pytanie

Czy przychody członków Rady Nadzorczej z tytułu zwracanych przez Spółkę kosztów podróży, a w szczególności kosztów dojazdu na posiedzenia Rady Nadzorczej oraz zakwaterowania i wyżywienia związanych z udziałem w pracach Rady Nadzorczej podlegają zwolnieniu z podatku PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy PIT, a Spółka nie jest zobowiązana jako płatnik podatku PIT do pobrania z tego tytułu zaliczek na podatek PIT?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, przychody członków Rady Nadzorczej z tytułu zwracanych przez Spółkę kosztów podróży, a w szczególności kosztów dojazdu na posiedzenia Rady Nadzorczej oraz zakwaterowania i wyżywienia związanych z udziałem w pracach Rady Nadzorczej podlegają zwolnieniu z podatku PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b Ustawy PIT, a Spółka nie jest zobowiązana jako płatnik podatku PIT do pobrania z tego tytułu zaliczek na podatek PIT.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 Ustawy PIT, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c tej ustawy oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Z treści powyższego przepisu wynika, że opodatkowaniu podatkiem PIT podlegają wszelkiego rodzaju dochody uzyskane przez podatnika, z wyjątkiem tych, które zostały enumeratywnie wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych zawartym w ustawie PIT, bądź od których zaniechano poboru podatku.

Natomiast zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy PIT przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f tej ustawy, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

W konsekwencji, za przychody uznaje się każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną, jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika.

Zgodnie z art. 11 ust. 2 ustawy PIT wartość pieniężną świadczeń w naturze, z zastrzeżeniem ust. 2c oraz art. 12 ust. 2-2c tej ustawy, określa się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania.

Zgodnie zaś z art. 11 ust. 2a Ustawy PIT, wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się:

1)    jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia – według cen stosowanych wobec innych odbiorców;

2)    jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione – według cen zakupu;

3)    jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku – według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku;

4)    w pozostałych przypadkach – na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.

Z kolei, na mocy art. 11 ust. 2b ustawy PIT, jeżeli świadczenia są częściowo odpłatne, przychodem podatnika jest różnica pomiędzy wartością tych świadczeń, ustaloną według zasad określonych w ust. 2 lub 2a tej ustawy, a odpłatnością ponoszoną przez podatnika.

Przychody osób fizycznych klasyfikowane są w zależności od źródła, z którego są uzyskiwane. Katalog źródeł przychodów podlegających opodatkowaniu podatkiem PIT zawarty został w art. 10 ust. 1 ustawy PIT. Jednym z ww. źródeł przychodów jest działalność wykonywana osobiście, wskazana w art. 10 ust. 1 pkt 2 ustawy PIT, która obejmuje m.in. przychody otrzymywane przez osoby, niezależnie od sposobu ich powoływania, należące do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych, co wynika z art. 13 pkt 7 ustawy PIT.

W świetle powyższego, za przychody należy uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika.

Tym samym, przychodem członka rady nadzorczej jest każde świadczenie otrzymywane w związku z pełnioną przez niego funkcją, są to zatem zarówno świadczenia pieniężne, jak i nieodpłatne świadczenia otrzymywane w związku z wypełnianiem powierzonych mu obowiązków.

Biorąc pod uwagę powyższe przepisy, należy stwierdzić, że otrzymane przez członków Rady Nadzorczej świadczenia stanowiące zwrot kosztów przejazdu na posiedzenia Rady Nadzorczej jak i zwrot kosztów noclegów i wyżywienia związanych z posiedzeniami Rady Nadzorczej stanowi przysporzenie majątkowe członków Rady Nadzorczej będące ich przychodem podatkowym. Przy tym, jest to przychód z działalności wykonywanej osobiście, z tytułu pełnienia funkcji w Radzie Nadzorczej, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2 w zw. z art. 13 pkt 7 ustawy PIT. Przedmiotowe przychody podlegają opodatkowaniu na zasadach ogólnych przy zastosowaniu skali podatkowej określonej w art. 27 ust. 1 ustawy PIT.

Na gruncie art. 41 ust. 1 ustawy PIT, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują świadczeń z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18, osobom określonym w art. 3 ust. 1 tej ustawy, są obowiązane jako płatnicy pobierać, z zastrzeżeniem ust. 4, zaliczki na podatek dochodowy, stosując do dokonywanego świadczenia, pomniejszonego o miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 oraz o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b, najniższą stawkę podatkową określoną w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1.

Stosownie do art. 42 ust. 1 omawianej ustawy, płatnicy, o których mowa w art. 41, przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek oraz kwoty zryczałtowanego podatku w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki (podatek) – na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby. Jednakże w przypadku, gdy podatek został pobrany zgodnie z art. 30a ust. 2a ustawy PIT, płatnicy, o których mowa w art. 41 ust. 10 tej ustawy, przekazują kwotę tego podatku na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania.

W ocenie Wnioskodawcy, ww. obowiązek poboru zaliczek na podatek PIT nie powinien znajdować zastosowania w odniesieniu do zwrotu kosztów podróży na posiedzenia Rady Nadzorczej członkom Rady Nadzorczej, z uwagi na zwolnienie przedmiotowe uregulowane w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy PIT.

Zgodnie z tym przepisem, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

a)    podróży służbowej pracownika,

b)    podróży osoby niebędącej pracownikiem

–        do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c ustawy PIT.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są przepisy Rozporządzenia. Zgodnie z § 2 Rozporządzenia, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1.    diety;

2.    zwrot kosztów:

a)    przejazdów,

b)    dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c)    noclegów,

d)    innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Na podstawie art. 21 ust. 13 ustawy PIT, przepis art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b tej ustawy stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1.    w celu osiągnięcia przychodów lub

2.    w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub

3.    przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub

4.    przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Z powyżej powołanych przepisów wynika, że dla skorzystania ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy PIT, koniecznym jest otrzymanie świadczeń w związku z odbywaniem podróży oraz aby podróż odbywana była w celu osiągnięcia przychodów i aby wydatki z tego tytułu nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

W konsekwencji, koniecznym jest przede wszystkim ustalenie, jak należy rozumieć pojęcie „podróży” ujęte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy PIT. W tym celu istotnym jest porównanie treści analizowanego przepisu z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy PIT. Przepis ten zgodnie z powyższym, zwalnia od podatku diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika. Według jednej z dyrektyw wykładni językowej, tj. zakazu wykładni synonimicznej, różnym zwrotom nie należy nadawać tego samego znaczenia. Nie można zatem uznać za poprawną takiej wykładni, która prowadzi do ustalenia, że zwroty „podróż służbowa” oraz „podróż osoby niebędącej pracownikiem” będą miały to samo znaczenie (tak Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (dalej: „DKIS”) w interpretacji indywidualnej z dnia 20 czerwca 2023 r., sygn. 0115-KDIT2.4011.253.2023.1.KC).

Należy rozważyć więc zakres pojęcia „podróż” zawartego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy PIT, przy czym zwrot ten nie został zdefiniowany ani w ustawie podatkowej ani w innych przepisach. Zatem właściwą metodą odkodowania jego znaczenia jest sięgnięcie do reguł wykładni językowej. Według internetowego Słownika Języka Polskiego (www.sjp.pl) – podróż to przebywanie drogi do odległego miejsca; przemierzanie rozległych terenów; podróżowanie. Efektem zastosowania wykładni językowej jest więc ustalenie, że podróż to przebycie drogi do jakiegoś odległego miejsca, bez dookreślenia tego pojęcia przez takie elementy jak czas odbywania, częstotliwość czy też przez zdefiniowanie kierunku podróży.

Stąd też przedmiotowe zwolnienie nie obejmuje zwrotu kosztów za jazdy lokalne, bowiem nie spełniają definicji „podróży”. W konsekwencji, podróżą, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy PIT jest dojazd osób należących do składu rad nadzorczych na ich posiedzenia, z miejscowości położonych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba osoby prawnej, jeśli posiedzenia odbywają się w tej miejscowości lub dojazd na posiedzenia w innej niż siedziba osoby prawnej miejscowości.

Zatem zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy PIT będzie miało zastosowanie do przychodu z tytułu zwrotu kosztów podróży wypłacanego członkom rady nadzorczej, do wysokości określonej w Rozporządzeniu pod warunkiem spełnienia przesłanek wynikających z art. 21 ust. 13 ustawy PIT.

Powyższe znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych wydanych przez DKIS, w tym m. in.:

–        z dnia 20 czerwca 2023 r., sygn. 0115-KDIT2.4011.253.2023.1.KC;

–        z dnia 4 lipca 2023 r., sygn. 0113-KDWPT.4011.16.2023.2.IL;

–        z dnia 17 lutego 2023 r., sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.929.2022.2.JŚ;

–        z dnia 8 września 2021 r., sygn. 0115-KDIT2.4011.430.2021.2.MD;

–        z dnia 9 marca 2021 r., sygn. 0112-KDIL2-1.4011.913.2020.1.TR.

Z opisu stanu faktycznego wynika, iż członkowie Rady Nadzorczej pełnią swoje funkcje na podstawie powołania (nie łączy ich ze Spółką umowa o pracę). W celu wykonywania obowiązków i zadań Rady Nadzorczej, członkowie Rady Nadzorczej zobowiązani są w czasie swej kadencji do uczestnictwa w posiedzeniach Rady Nadzorczej, które zgodnie z postanowieniami Regulaminu Rady Nadzorczej, odbywają się w miarę potrzeb, jednakże nie rzadziej niż raz na kwartał. Posiedzenia Rady Nadzorczej odbywają się poza miejscem zamieszkania członków Rady Nadzorczej, tj. w siedzibie Spółki. W konsekwencji, członkowie Rady Nadzorczej na jej posiedzenia muszą przemieścić się poza miejscowość swojego miejsca zamieszkania, w związku z czym podróże odbywane przez członków Rady Nadzorczej nie stanowią podróży w miejscu zamieszkania członków Rady Nadzorczej ani jazdy lokalnej. W celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania Rady Nadzorczej, Spółka pokrywa koszty związane z podróżami, zakwaterowaniem oraz wyżywieniem. Spółka pokrywa przedmiotowe koszty finansując podróż członków Rady Nadzorczej w ramach faktur wystawionych na Spółkę lub poprzez zwrot członkom Rady Nadzorczej poniesionych wydatków w oparciu o odpowiednie dokumenty rozliczenia. Wnioskodawca dokonuje zwrotu kosztów podróży na rzecz członków Rady Nadzorczej do wysokości określonej w Rozporządzeniu. Członkowie Rady Nadzorczej posiadają nieograniczony obowiązek podatkowy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w świetle art. 3 ust. 1 ustawy PIT. Członkowie Rady Nadzorczej nie dokonują zaliczenia przedmiotowych kosztów podróży do swoich kosztów uzyskania przychodu. Natomiast koszty te ponoszą w celu osiągnięcia przychodów – z tytułu wynagrodzeń z tytułu pełnienia funkcji członków Rady Nadzorczej. Również Spółka nie zalicza do kosztów uzyskania przychodów kwot zwracanych członkom Rady Nadzorczej oraz ponoszonych wydatków bezpośrednio finansowanych przez Spółkę w związku z ich udziałem w pracach Rady.

W konsekwencji, zdaniem Wnioskodawcy, koszty przejazdu, zakwaterowania oraz wyżywienia członków Rady Nadzorczej w związku z udziałem posiedzeniach Rady Nadzorczej, które odbywają się poza miejscem zamieszkania członków Rady Nadzorczej, tj. w siedzibie Spółki, pokrywane przez Spółkę do wysokości określonej w Rozporządzeniu stanowią przychody z działalności wykonywanej osobiście, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2 w zw. z art. 13 pkt 7 ustawy PIT, do których znajduje zastosowanie zwolnienie wynikające z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy PIT. Tym samym na Spółce jako płatniku podatku PIT nie ciąży obowiązek poboru i odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.):

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Za przychody należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną, jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika.

Art. 11 ust. 2 przywołanej ustawy stanowi, że:

Wartość pieniężną świadczeń w naturze, z zastrzeżeniem ust. 2c oraz art. 12 ust. 2-2c, określa się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania.

Stosownie do art. 11 ust. 2a wskazanej ustawy:

Wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się:

1)  jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia – według cen stosowanych wobec innych odbiorców;

2)  jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione – według cen zakupu;

3)  jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku – według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku;

4)  w pozostałych przypadkach – na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.

Według art. 11 ust. 2b cytowanej ustawy:

Jeżeli świadczenia są częściowo odpłatne, przychodem podatnika jest różnica pomiędzy wartością tych świadczeń, ustaloną według zasad określonych w ust. 2 lub 2a, a odpłatnością ponoszoną przez podatnika.

Dla celów podatkowych nieodpłatne świadczenie obejmuje działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i gospodarcze w działalności osób, których skutkiem jest nieodpłatne, to jest niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie majątku innej osobie, mające konkretny wymiar finansowy.

Katalog źródeł przychodów podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych zawiera art. 10 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Z art. 10 ust. 1 pkt 2 przytoczonej ustawy wynika, że jednym ze źródeł przychodów jest działalność wykonywana osobiście.

Na mocy art. 13 pkt 7 ww. ustawy:

Za przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2, uważa się przychody otrzymywane przez osoby, niezależnie od sposobu ich powoływania, należące do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych.

W świetle powyższego, za przychody należy uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika. Tym samym, za przychód członka rady nadzorczej z tytułu pełnionej funkcji uznaje się każde świadczenie – nie tylko wynagrodzenie z tego tytułu – ale także inne świadczenia, w tym nieodpłatne otrzymywane w związku z pełnieniem obowiązków członka rady nadzorczej, niezależnie od sposobu powołania.

Przychody zaliczone do przychodów z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2 w związku z art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podlegają opodatkowaniu na zasadach ogólnych przy zastosowaniu skali podatkowej określonej w art. 27 ust. 1 tej ustawy. Jednocześnie niektóre z takich świadczeń korzystać mogą ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych na podstawie art. 21 tej ustawy.

Na gruncie art. 41 ust. 1 wskazanej ustawy:

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują świadczeń z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18, osobom określonym w art. 3 ust. 1, są obowiązane jako płatnicy pobierać, z zastrzeżeniem ust. 4, zaliczki na podatek dochodowy, stosując do dokonywanego świadczenia, pomniejszonego o miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 oraz o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b, najniższą stawkę podatkową określoną w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1.

Zgodnie zaś z art. 42 ust. 1 omawianej ustawy:

Płatnicy, o których mowa w art. 41, przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek oraz kwoty zryczałtowanego podatku w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki (podatek) – na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby. Jednakże w przypadku gdy podatek został pobrany zgodnie z art. 30a ust. 2a, płatnicy, o których mowa w art. 41 ust. 10, przekazują kwotę tego podatku na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania.

W myśl natomiast art. 21 ust. 1 pkt 16 powołanej ustawy:

Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

a)  podróży służbowej pracownika,

b)  podróży osoby niebędącej pracownikiem

–     do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.

Odrębnymi przepisami, o których mowa w ww. artykule są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).

Stosownie do § 2 przywołanego rozporządzenia:

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1)  diety;

2)  zwrot kosztów:

a)  przejazdów,

b)  dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c)  noclegów,

d)  innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, że:

Przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1)  w celu osiągnięcia przychodów lub

2)  w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub

3)  przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub

4)  przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Według art. 21 ust. 15c powołanej ustawy:

Zwolnienia, o których mowa w ust. 1 pkt 16 i 20, nie mają zastosowania do przychodów otrzymanych przez kierowcę z tytułu wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych na podstawie stosunku pracy lub umowy zlecenia, o której mowa w art. 13 pkt 8.

Z wyżej wymienionych przepisów wynika, że dla skorzystania ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ważnym jest otrzymanie świadczeń w związku z odbywaniem podróży oraz aby podróż odbywana była w celu osiągnięcia przychodów i aby wydatki z tego tytułu nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Dlatego koniecznym jest przede wszystkim ustalenie, jak należy rozumieć pojęcie „podróży” ujęte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ustawodawca w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wyodrębnił dwa rodzaje podróży: „podróż służbową” oraz „podróż osoby niebędącej pracownikiem”. Według jednej z dyrektyw wykładni językowej, tj. zakazu wykładni synonimicznej, zakłada się, że różnym zwrotom nie należy nadawać tego samego znaczenia. Nie można zatem uznać za poprawną takiej wykładni, która prowadzi do ustalenia, że zwroty „podróż służbowa” oraz „podróż osoby niebędącej pracownikiem” będą miały to samo znaczenie.

Należy wskazać, że pojęcie „podróż” zawarte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie zostało zdefiniowane ani w ustawie podatkowej ani w innych przepisach. Zatem właściwą metodą odkodowania jego znaczenia jest sięgnięcie do reguł wykładni językowej. Według internetowego Słownika Języka Polskiego (www.sjp.pl) – podróż to przebywanie drogi do odległego miejsca; przemierzanie rozległych terenów; podróżowanie. Efektem zastosowania wykładni językowej jest więc ustalenie, że podróż to przebycie drogi do jakiegoś odległego miejsca, bez dookreślenia tego pojęcia przez takie elementy jak czas odbywania, częstotliwość czy też przez zdefiniowanie kierunku podróży. Stąd też przedmiotowe zwolnienie nie obejmuje zwrotu kosztów za jazdy lokalne, bowiem nie spełniają definicji „podróży”.

Biorąc powyższe pod uwagę należy przyjąć, że podróżą, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest dojazd osób należących do składu Rad Nadzorczych na posiedzenia Rady, z miejscowości położonych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba osoby prawnej, jeśli posiedzenia odbywają się w tej miejscowości lub w innej niż siedziba osoby prawnej miejscowości.

Zatem zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ma zastosowanie do przychodu z tytułu zwrotu kosztów podróży członkom Rady Nadzorczej, do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, pod warunkiem spełnienia przesłanek wynikających z art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przenosząc powyższe na grunt przedmiotowej sprawy wobec tego, że jak Państwo wskazują posiedzenia Rady Nadzorczej odbywają się poza miejscem zamieszkania członków Rady Nadzorczej, a w konsekwencji, na posiedzenia Rady Nadzorczej członkowie Rady Nadzorczej muszą się przemieszczać poza miejscowość swojego miejsca zamieszkania, w związku z czym podróże te nie stanowią podróży w miejscu zamieszkania członków Rady Nadzorczej ani jazdy lokalnej, należy zgodzić się z Państwa stanowiskiem, zgodnie z którym przychody członków Rady Nadzorczej z tytułu zwracanych przez Państwa kosztów podróży, a w szczególności kosztów dojazdu na posiedzenia Rady Nadzorczej oraz zakwaterowania i wyżywienia związanych z udziałem w pracach Rady Nadzorczej podlegają zwolnieniu z podatku dochodowego od osób fizycznych, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. W konsekwencji, jeżeli wypłacone kwoty nie przekraczają limitów określonych ww. rozporządzeniem, nie są Państwo zobowiązani – jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, do pobrania zaliczek na podatek dochodowy z tytułu zwrotu poniesionych przez członków Rady Nadzorczej kosztów.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Odnosząc się do przywołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych wskazuję, że dotyczą one konkretnych, indywidualnych spraw, osadzonych w określonych stanach faktycznych (zdarzeniach przyszłych) i są wiążące tylko w tych sprawach.